Fluxo de caixa: o controle que garante o desenvolvimento do seu negócio

Segundo levantamentos realizados pelo SEBRAE, a cada 4 empresas abertas, 1 fecha antes de completar 2 anos de funcionamento. Essa estatística reflete uma das maiores dificuldades na gestão de micro e pequenas empresas: o controle do fluxo de caixa.

 

 

 

Para que qualquer empreendimento possa ser desenvolvido, é necessário que haja o controle de toda a movimentação de capital, independente se o dinheiro está armazenado em contas bancárias ou em caixa físico. O controle do fluxo de caixa, nada mais é do que a organização e análise de todos os dados que datam transações financeiras.

Todos as transações financeiras geram dados, ou seja, documentos que comprovam essas transações. Na hora de organizar os dados, é preciso que haja domínio sobre as datas em que o direito de recebimento foi registrado. Entenda: se a empresa efetua uma venda ou presta um serviço, por exemplo, no dia 5, mas recebe o pagamento em forma de crédito para outra data qualquer, o dinheiro não cai imediatamente na conta da empresa, portanto aquela venda ou prestação de serviço gerou uma receita, ou seja, um direito de recebimento, mas nenhum dinheiro entrou, de fato, na conta. No caso desse registro, o lançamento deve ser realizado com a data do dia 5, mesmo que na prática a empresa não tenha recebido esse dinheiro, pois a receita foi gerada nesta data. A mesma coisa acontece com uma despesa. Essa data é conhecida como data de competência.

 

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Todas as movimentações financeiras devem ser registradas, pois é com base nestas informações que o empresário terá a visão da real rentabilidade de seu negócio. É preciso que se tenha controle de tudo que se movimenta em uma empresa a partir da data de competência, seja despesa ou receita, indiferente se as operações foram realizadas a vista ou a prazo. A diferença crucial no sucesso da sua gestão financeira está aqui: saber exatamente o valor da movimentação periódica de sua empresa e não apenas quanto saiu e quanto entrou no seu caixa físico ou conta bancária, porque afinal, pode ser que entre na conta hoje, um dinheiro referente a um serviço prestado ou venda que foi efetuado no dia 5 do mês passado, portanto esse dinheiro não foi gerado no mês vigente, mas sim pertence às operações referentes ao mês anterior, não representando com fidelidade a movimentação do mês atual.

Definida a movimentação de competência, com base nos registros das datas referentes ao fato gerador de cada despesa ou receita, é preciso acompanhar também as datas em que o dinheiro – referente a essas despesas ou receitas já lançadas em seus registros – entra ou sai da conta. Essa data chama-se data de caixa.

Em suma, a data de competência é quando a venda foi efetuada ou o serviço foi prestado, gerando o direito de recebimento por aquela venda ou serviço, enquanto a data de caixa é quando o dinheiro referente a essa venda ou serviço entra na conta. No caso de despesa isso também se aplica, é preciso haver o registro de quando a empresa assumiu o compromisso de pagar por uma aquisição ou serviço recebido e a data de quanto o dinheiro saiu da conta da empresa para cumprir esse compromisso, mais uma vez: a data de competência e a data de caixa. Existem formas simplificadas de gerenciar e armazenar esses dados. É possível utilizar-se de um software de prateleira, de um software personalizado ou até mesmo de uma simples planilha do Excel.

Dentro da especificação das despesas e receitas, isto é, da definição do que são contas a pagar e do que são contas a receber, é necessário que se criem classificações. As classificações são agrupamentos em categorias, de acordo com o destino comum da despesa ou receita. Como exemplos dessas classificações podemos citar: despesas com salário, despesa com água, despesa com luz, despesa com compra de material, etc. A mesma coisa deve acontecer com as receitas.

Uma vez que as contas gerenciais são definidas, é possível gerar relatórios que darão a previsão do valor da movimentação de cada conta. Projetando movimentações fixas, como despesas recorrentes ou ainda faturamento aproximado referente a determinado item, pode-se obter o total controle sobre o fluxo de caixa da empresa.

Realizadas todas as diretrizes acima, resta fazer a comparação do extrato bancário da empresa com os registrados dos lançamentos, constatando se a baixa no controle é compatível no que tange valor e data, com os dados do extrato bancário.

Por fim, e não menos importante, um grande erro dos empresários ocorre quando não existe a distinção do que é dinheiro dele e do que é dinheiro da empresa confundindo assim os controles de caixa e o entendimento dos registros financeiros. Cada sócio deve ter um salário definido – que deve ser equiparado ao salário oferecido no mercado para a função exercida – sem que haja a mistura da distribuição de lucro nessa definição, para que não ocorra nenhuma disfunção no controle do capital da empresa.

 

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